Πέντε ψηφιακά εργαλεία για αποδοτική τηλεργασία
Όλα όσα χρειάζεται να ξέρεις για να εργάζεσαι παραγωγικά και αποδοτικά από οπουδήποτε
Εάν είσαι ιδιοκτήτης κάποιας επιχείρησης με γραφεία, κατά πάσα πιθανότητα τους τελευταίους μήνες και στη δική σου επιχείρηση ισχύει το καθεστώς τηλεργασίας.
Αν και αυτός ο τρόπος εργασίας έχει επιτρέψει στις επιχειρήσεις να συνεχίσουν τις δραστηριότητές τους κατά τη διάρκεια του lockdown, η κατάσταση δεν είναι πάντα εύκολη.
Τα ψηφιακά εργαλεία, όπως το Microsoft Teams και το Slack, μπορούν σίγουρα να κάνουν την τηλεργασία να μοιάζει, όσο γίνεται, λιγότερο απομακρυσμένη. Αλλά, για να αποφασίσεις ποιο εργαλείο ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό σου, πρέπει να πειραματιστείς και να δεις πώς η εκάστοτε πλατφόρμα θα μπορούσε να βοηθήσει εσένα και την επιχείρησή σου. Εδώ μπορείς να δεις πέντε πλατφόρμες με τις οποίες μπορείς να ξεκινήσεις.
Slack
Χάρη σε ένα εξαιρετικά έξυπνο περιβάλλον εργασίας χρήστη, το Slack σου επιτρέπει να συνδέεις στην πλατφόρμα διαφορετικές ψηφιακές υπηρεσίες, όπως εφαρμογές τηλεδιασκέψεων μέσω βίντεο, διαδικτυακά ημερολόγια και αποθηκευτικούς χώρους στο cloud, όπως το Dropbox και το OneDrive.
Τα μέλη της ομάδας σου μπορούν να αξιοποιήσουν αυτήν την ελευθερία για να δημιουργήσουν το δικό τους ιδανικό περιβάλλον εργασίας, ενώ, παράλληλα, μπορούν απρόσκοπτα να ανταλλάσσουν μεταξύ τους διαφορετικές μορφές αρχείων από οποιαδήποτε συσκευή. Ιδανικό για τηλεργασία.
Καθώς λειτουργεί ως ένας χώρος πολυδιεργασίας, η λειτουργία των "καναλιών" στο Slack σου επιτρέπει να επικοινωνείς με όλα μέλη της ομάδας σου ή με ορισμένα μέλη και να οργανώνετε διάφορες εργασίες έξυπνα και αποδοτικά.
Trello
Το Trello μπορεί να σε βοηθήσει να οργανώσεις όλες τις διαδικασίες της επιχείρησής σου μέσω διαδραστικών πινάκων που ονομάζονται "κάρτες". Οι κάρτες αυτές επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας σου να εργάζονται ανεξάρτητα σε διαφορετικές φάσεις ενός έργου, αλλά και να αναθέτουν εργασίες μεταξύ τους.
Όλα οργανώνονται μέσω αυτού του εργαλείου και είναι ορατά σε όλα τα μέλη της ομάδας. Αυτή η δυνατότητα καθιστά το εργαλείο αυτό ιδανικό για την οργάνωση όλων των εργασιών που ανατίθενται κατά τη διάρκεια της εβδομάδας ή του μήνα, έτσι ώστε να μπορείς να δεις με μία ματιά πόσα πράγματα έχουν γίνει και τι εκκρεμεί.
Teams
Το Teams είναι ένα εργαλείο της Microsoft που αξιοποιεί ολόκληρο το οικοσύστημα του Office 365 στο cloud, όπως το Word, το Excel και το PowerPoint. Καθώς όλες αυτές οι εφαρμογές είναι προσβάσιμες από ένα σημείο, η αποδοτικότητα βελτιώνεται και η ανάγκη ανταλλαγής email περιορίζεται.
Με αυτόν τον τρόπο, όλη η διαδικασία της προετοιμασίας και της οργάνωσης συναντήσεων είναι πολύ πιο απλή. Μπορείς εύκολα να αναζητήσεις ανθρώπους από τον οργανισμό σου και να τους στείλεις μήνυμα, ενώ μπορείς και να προσθέσεις άτομα που δεν ανήκουν στον οργανισμό σου, μπορείς να συνομιλήσεις μέσω βίντεο με το πάτημα ενός κουμπιού και να επεξεργαστείς αρχεία με άλλους συναδέλφους μέσω της λειτουργίας κοινής χρήσης.
Η εφαρμογή αυτή μπορεί, επίσης, να σε βοηθήσει πολύ να παρακολουθείς τις εργασίες που βρίσκονται σε εκκρεμότητα και να καταγράφεις με ευκολία όλες τις συσκέψεις της ομάδας σου, έτσι ώστε να μπορούν να τις παρακολουθήσουν σε δεύτερο χρόνο και άτομα που δεν ήταν παρόντα. Είναι το ιδανικό εργαλείο εάν συνεργάζεσαι σε μεγάλο βαθμό με άτομα από διαφορετικά τμήματα ή με άτομα που δεν ανήκουν στον οργανισμό σου.
Zoho
Το Zoho είναι ένα άλλο εργαλείο διαχείρισης έργων στο cloud, το οποίο σου επιτρέπει να συνεργάζεσαι με τα μέλη της ομάδας σου. Χρησιμοποιεί διαγράμματα με οριζόντιες μπάρες για να σε βοηθήσει να οπτικοποιήσεις ενέργειες που έχουν προγραμματιστεί σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, έτσι ώστε να μπορείς να δεις την κατάσταση των εργασιών που έχουν ανατεθεί στα μέλη της ομάδας σου και να καταλάβεις εύκολα εάν η ομάδα έχει μείνει πίσω ή εάν όλα γίνονται στην ώρα τους.
Προσφέρεται επίσης η δυνατότητα δημιουργίας συστήματος ανταμοιβής των εργαζομένων βάσει των ωρών εργασίας τους, η πραγματοποίηση βιντεοκλήσεων με έως και 100 συμμετέχοντες, αλλά και η δυνατότητα αυτοματοποίησης ειδοποιήσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση, κάτι πολύ χρήσιμο σε περίπτωση κάποιας κρίσιμης κατάστασης.
Το εργαλείο αυτό επιτρέπει επίσης την ενσωμάτωση εφαρμογών τρίτων, όπως το Dropbox, οι υπηρεσίες της Microsoft και της Google, αλλά και διαφόρων προγραμμάτων CRM, όπως το Salesforce.
Asana
Το Asana έχει έναν διαδραστικό πίνακα, ο οποίος σου επιτρέπει να αναθέτεις διάφορες εργασίες σε εργαζομένους μέσω ενός κοινού ημερολογίου. Όπως και στο Trello, μπορείς να προγραμματίσεις και να παρακολουθείς τις επιμέρους εργασίες ενός μεγαλύτερου έργου.
Μπορείς να δημιουργείς ροές εργασίας, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τις επιμέρους εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσουν. Έτσι, το χρονοδιάγραμμά σου μπορεί να περιλαμβάνει εργασίες όπως "παραγγελία από προμηθευτή" ή "ανεφοδιασμός εμπορεύματος που φτάνει την τρίτη ημέρα" και όλοι θα έχουν σαφή εικόνα του ρόλου τους.
Μπορείς να επικοινωνείς μέσω της εφαρμογής και να επισυνάπτεις αρχεία σε εργασίες, έτσι ώστε όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με την εκάστοτε εργασία να βρίσκονται σε ένα σημείο. Μπορείς, επίσης, να συνδέσεις και άλλα ψηφιακά εργαλεία: μπορείς να δημιουργείς αναφορές μέσω του Office 365, να διαχειρίζεσαι λογαριασμούς στο Outlook ή στο Gmail, ενώ μπορείς ακόμα και να δημιουργείς ενημερωτικά δελτία με πλατφόρμες αυτοματισμού, όπως το Mailchimp.
Μάθε περισσότερα για τα ψηφιακά εργαλεία που ταιριάζουν στη δική σου επιχείρηση.
