Συσκευές που ανήκουν στην επιχείρηση – Τι να λάβεις υπόψιν

Η ικανότητα προσαρμογής στην νέα κατάσταση εργασίας εξ αποστάσεως ήταν σημαντική για όλες τις επιχειρήσεις.

Η ψηφιακή ανάπτυξη που επιβλήθηκε εκτόξευσε την ανάγκη για περισσότερες συσκευές, κάτι το οποίο πολλές επιχειρήσεις δεν σκεφτόντουσαν πριν την πανδημία.

Εάν ρίξεις μια γρήγορη ματιά στο περιβάλλον εργασίας σου σίγουρα υπάρχουν τουλάχιστον δύο συσκευές τριγύρω. Το να έχει κανείς κινητό, laptop ή tablet για προσωπική χρήση είναι σύνηθες, αλλά εάν ζητήσεις από τους υπαλλήλους σου να χρησιμοποιήσουν τις δικές τους συσκευές για την εργασία τους, πιθανόν να συναντήσεις κάποια αντίσταση. Σε κάποιους μπορεί να μην αρέσει η χρήση των συσκευών τους στην δουλεία τους, ενώ άλλοι θα περιμένουν αποζημίωση για χρήση δεδομένων, φθορές και επισκευές. Γι' αυτό πολλοί εργοδότες επιλέγουν να χρησιμοποιούν συσκευές που ανήκουν στην επιχείρηση.

Ασχέτως πού δουλεύεις και τι κάνεις, το να σου δώσουν μια συσκευή στη δουλειά σου είναι κάτι που σχεδόν πάντα το βλέπεις με καλό μάτι. Σαν εργοδότης, η επένδυση στην αγορά συσκευών μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός και βολικός τρόπος να κρατάς την επιχείρηση σου συνδεδεμένη αλλά σίγουρα υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να λάβεις υπόψιν.

Όταν αποφασίζεις να προμηθεύσεις στην ομάδα σου μια συσκευή πρέπει πάντα να σκέφτεσαι τι είναι πιο λογικό για τις τακτικές και τα οικονομικά της επιχείρησής σου.

Τα πλεονεκτήματα της χρήσης συσκευών που ανήκουν στην επιχείρηση

Παραγωγικότητα υπαλλήλων

Η παροχή συσκευών όπως κινητά ή laptop στην ομάδα σου μπορεί να βοηθήσει στο να δημιουργηθεί ένα ευχάριστο και παραγωγικό εργατικό δυναμικό. Η παραγωγικότητα των υπαλλήλων μπορεί να αναπτυχθεί χάρη στην ευελιξία, την ικανότητα να εργάζονται από οπουδήποτε και την βεβαιότητα ότι έχουν ό,τι εργαλείο χρειάζονται για να κάνουν σωστά την δουλειά τους. Κάθε συσκευή ιδιοκτησίας της επιχείρησης πρέπει να θεωρείται προνόμιο της θέσης τους και οι εργοδότες πρέπει να θέσουν σαφείς κανόνες για την σωστή χρήση και επίβλεψη τους. Για παράδειγμα, ένας αποδεκτός κανόνας χρήσης δηλώνει σαφώς το πώς πρέπει και πώς δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται.

Προστασία δεδομένων

Με μια συσκευή που ανήκει στην επιχείρηση, οι εργαζόμενοι μπορούν να εργάζονται από οπουδήποτε. Δίνοντάς τους ευελιξία και ελευθερία. Αυτό είναι πράγματι πολύ θετικό! Ταυτόχρονα όμως ανοίγει έναν ορίζοντα πιθανών προβλημάτων. Εάν συνδεθούν σε κάποιο μη ασφαλές δίκτυο όπως σε αυτό μιας καφετέρια ή ενός αεροδρόμιο, η συσκευή μπορεί να κινδυνεύσει. Όμως, με μια συσκευή που ανήκει στην επιχείρηση, μπορείς να έχεις προ-εγκατεστημένο λογισμικό ασφαλείας όπως τείχη προστασίας (firewalls) και VPN για να προστατεύσεις τα απόρρητα δεδομένα της επιχείρησης σου.

Ασφάλεια

Οι παγκόσμιες επιθέσεις στον κυβερνοχώρο αυξήθηκαν κατά 38% το 2022 σε σχέση με το 2021. Οι επιπτώσεις της παραβίασης δεδομένων μπορεί να είναι ολέθριες, οπότε το να γνωρίζεις ότι έχεις κάνει τα πρέποντα σαν επιχείρηση για να ακολουθείς τα πρωτόκολλα ασφαλείας είναι βασικό. Μια συσκευή που ανήκει στην επιχείρηση μπορεί να έχει όλο το απαραίτητο λογισμικό ασφαλείας προ-εγκατεστημένο για να κρατήσει της πληροφορίες της επιχείρησης όσο το δυνατόν πιο ασφαλείς. Δεν μπορούμε να πούμε ότι ισχύει το ίδιο και για τις προσωπικές συσκευές. Δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοί σου επαγγελματίες ΙΤ. Μια συσκευή που ανήκει στην επιχείρηση σου επιτρέπει να διαχειρίζεσαι και να εγκαθιστάς ενημερώσεις γρήγορα, να διορθώνεις προβλήματα λογισμικού και να ανταποκρίνεσαι στα πρωτόκολλα ασφαλείας αυτομάτως. Επιπλέον, εάν η συσκευή χαθεί ή κλαπεί, μπορείς να έχεις φροντίσει να υπάρχει εγκατεστημένο ένα αποτελεσματικό λογισμικό για να την ελέγχεις εξ αποστάσεως και να εμποδίσεις να πέσει σε λάθος χέρια οτιδήποτε απόρρητο.

Τι αντέχεις οικονομικά;

Η ευθύνη της χρηματοδότησης συσκευών είναι μεγάλη. Πριν ξεκινήσεις, θα πρέπει να υπολογίσεις πόσες και ποιες συσκευές χρειάζεσαι και πως αυτό ευθυγραμμίζεται με τον προϋπολογισμό σου. Η καταβολή χρημάτων σε υπαλλήλους για κόστη χρήσης δεδομένων έως επισκευές και αντικαταστάσεις μπορεί να αποσπούν πόρους, όταν δεν μπορείς να τα προγραμματίσεις. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να λάβουν υπόψιν το οικονομικό κόστος αλλά και το κόστος στην φήμη τους από μία επίθεση στον κυβερνοχώρο. Παγκοσμίως, το κόστος του κυβερνοεγκλήματος υπολογίζεται να ξεπεράσει τα 10 τρισεκατομμύρια έως το 2025. Αξίζει να αναφέρουμε ότι τα ασφαλιστικά συμβόλαια για επιχειρήσεις δεν περιλαμβάνουν κάλυψη για κυβερνοέγκλημα. Θα χρειαστείς μια τελείως ξεχωριστή κάλυψη για να προστατεύσεις την επιχείρηση από κυβερνοαπειλές όπως haking, phishing και παραβίαση δεδομένων.

Δοκίμασε να μιλήσεις με τους εργαζομένους σου και να πάρεις την άποψη τους για το ποιες συσκευές θα ήταν επωφελείς. Εάν χρειάζεσαι συμβουλές, αυτοί είναι στην πρώτη γραμμή της επιχείρησης και μπορούν να σου δώσουν πολλές λεπτομέρειες για τις ανάγκες του εργατικού δυναμικού σου.

Επιλογή βάσει του ρόλου εργασίας

Είναι φυσικό να μην έχουν όλες οι επιχειρήσεις την οικονομική δυνατότητα να δίνουν συσκευές σε κάθε εργαζόμενο. Μια λύση είναι να επιλέξουν να διανείμουν συσκευές ανάλογα με τις απαιτήσεις του κάθε ρόλου. Δεν χρειάζεται κάθε εργαζόμενος φορητό υπολογιστή ή ένα κινητό τηλέφωνο που ανήκει στην επιχείρηση. Εκείνοι που εργάζονται στο γραφείο δεν θα χρειάζονται κινητό τηλέφωνο, αντιθέτως με εκείνους που λειτουργούν εξ αποστάσεως. Οι επιλογές που βασίζονται σε ρόλους διασφαλίζουν ότι πληρώνετε μόνο για τις συσκευές που χρειάζεστε, γεγονός που σας βοηθά να διατηρήσετε το κόστος σας χαμηλό.

Οι υπάλληλοι επιλέγουν μόνοι τους

Μια άλλη προσέγγιση που μπορεί να ακολουθήσουν οι επιχειρήσεις είναι η CYOD (choose your own device) – επέλεξε την συσκευή σου-. Επιτρέπει στους υπαλλήλους να επιλέξουν την συσκευή τους από ένα εύρος προ εγκεκριμένων από την επιχείρηση. Αυτός ο τρόπος επιλογής συσκευής μπορεί να εξελιχθεί και να αλλάξει όσο τα καθήκοντα αναπτύσσονται ή όταν ο εργαζόμενος συνειδητοποιεί καλύτερα τις καθημερινές του ανάγκες. Μπορεί να είναι δυσκολότερο να προϋπολογιστεί το κόστος, καθώς δεν είσαι ποτέ 100% σίγουρος για τοτι θα χρειαστείς έτσι ώστε να το προγραμματίσεις, αλλά με την σωστή διαχείριση αυτός ο τρόπος μπορεί να δουλέψει για κάποιες επιχειρήσεις.

Αγορά αντί ενοικίαση

Για να αποφασίσεις εάν είναι καλύτερο να επιλέξεις αγορά ή ενοικίαση για την επιχείρηση θα εξαρτηθεί από τις προτεραιότητες σου, είτε αφορούν σε πολλά δεδομένα, είτε σε κάλυψη δικτύου, είτε συγκράτηση του κόστους. Η αγορά των συσκευών σημαίνει ότι έχεις πλήρη κυριότητα των παγίων αλλά υψηλότερη αρχική δαπάνη. Επίσης, η μακροβιότητα αυτών παίζει ρόλο. Εάν θέλεις να αναβαθμίζεις τον στόλο των συσκευών κάθε δύο χρόνια, ίσως η ενοικίαση να είναι η καλύτερη επιλογή.

Ας μιλήσουμε

Για προσωπικές συμβουλές για την επιχείρησή σου, μίλησε με έναν από τους ψηφιακούς μας συμβούλους στο V-Hub.

Ανακαλυψε τα ψηφιακά εργαλεία που θα διασαφλίσουν την απαιτούμενη ασφάλεια στις συσκευές της επιχείρησής σου.