Πώς θα διοργανώσεις μια επιτυχημένη ψηφιακή εκδήλωση;
Τέσσερα βασικά βήματα για να επικοινωνήσεις με τους πελάτες σου με μια εικονική εκδήλωση
Καθώς το lockdown και η κοινωνική αποστασιοποίηση, κατά πάσα πιθανότητα, θα παραμείνουν σε κάποιο βαθμό στη ζωή μας το επόμενο διάστημα, πολλές μεγάλες εκδηλώσεις ακυρώθηκαν ή αναβλήθηκαν. Ωστόσο, υπάρχει και μια εναλλακτική λύση αντί της ακύρωσης: μπορείς να διοργανώσεις την εκδήλωσή σου online! Ένα μεγάλο μέρος των πελατών, των προμηθευτών και του προσωπικού μπορεί αυτήν τη στιγμή να δουλεύουν εξ αποστάσεως. Οπότε, εάν έχεις μια ιδέα ή ένα θέμα που μπορεί να τους ενδιαφέρει, να τους προσφέρει πληροφορίες ή να τους διασκεδάσει, μια εικονική εκδήλωση μπορεί να είναι μια καταπληκτική λύση. Αυτήν την περίοδο, οι άνθρωποι αναζητούν τρόπους να βελτιωθούν και μια εικονική εκδήλωση σου δίνει τη δυνατότητα να ενθαρρύνεις αυτό το συναίσθημα, ενώ παράλληλα αποτελεί και μια σχετικά οικονομική λύση για να ενισχύσεις το επίπεδο της δέσμευσης στην εταιρία σου. Οι ηγέτες επιχειρήσεων ορισμένες φορές διστάζουν να επιλέξουν τις εξ αποστάσεως εκδηλώσεις γιατί τους φαίνονται πολύπλοκες και η διοργάνωσή τους μοιάζει δύσκολη. Ωστόσο, προσεγγίζοντας με σωστό τρόπο τα διαφορετικά στοιχεία μιας τέτοιας διοργάνωσης, θα μπορέσεις να δημιουργήσεις μια ενδιαφέρουσα και παραγωγική εκδήλωση που θα προωθήσει την επιχείρησή σου και, παράλληλα, θα έχει κάποια αξία για τους συμμετέχοντες.
Σε αυτό το άρθρο, μπορείς να ανακαλύψεις πώς θα επιλέξεις την κατάλληλη πλατφόρμα τηλεδιασκέψεων , πώς θα οργανώσεις την εκδήλωσηαλλά και ποιες τεχνολογικές λύσεις μπορείς να χρησιμοποιήσεις για το μέγιστο επίπεδο αλληλεπίδρασης.
1. Επιλογή της κατάλληλης πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων
Μόλις το κοινό σου μεταφερθεί στον ψηφιακό κόσμο, αυτά που πρέπει να λάβεις υπόψη σου αλλάζουν. Για παράδειγμα, το μέγεθος του κοινού σου δεν θα καθορίζεται πλέον από το μέγεθος του χώρου της εκδήλωσης, αλλά από τις ψηφιακές πλατφόρμες που θα επιλέξεις να χρησιμοποιήσεις. Υπάρχουν διάφορες πλατφόρμες τηλεδιασκέψεων (Video Conferencing, VC) στις οποίες μπορεί κανείς να διοργανώσει μια εικονική εκδήλωση. Οι παρακάτω πλατφόρμες είναι οι πιο δημοφιλείς:
Κάθε πλατφόρμα έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα και αξίζει να αφιερώσουμε πρώτα λίγο χρόνο για να τις δούμε όλες. Αυτά που πρέπει να λάβεις υπόψη σου είναι:
Ποιος είναι ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων;
Χρειάζονται άδεια χρήσης όλοι οι συμμετέχοντες ή μόνο ο οικοδεσπότης;
Μπορείς να ενεργοποιήσεις και να απενεργοποιήσεις τη σίγαση στα μικρόφωνα των συμμετεχόντων;
Ποια διαδραστικά εργαλεία προσφέρει η πλατφόρμα;
Ποια θα είναι η διάταξη για το κοινό και για τους εισηγητές;
2. Προετοιμασία για τη βέλτιστη εμπειρία των χρηστών
Χωρίς μια φυσική αίθουσα γεμάτη συναδέλφους και πελάτες που συναντιούνται και κουβεντιάζουν, θα χρειαστεί να δημιουργήσεις εντύπωση στο κοινό πριν από την αρχή της εκδήλωσης, οπότε χρειάζεσαι ένα συναρπαστικό πρόγραμμα! Το πρόγραμμά σου πρέπει να ενθουσιάσει τους πιθανούς συμμετέχοντες και να εξάψει το ενδιαφέρον τους από την αρχή. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβεις υπόψη σου:
Όλες οι παρουσιάσεις των εισηγητών πρέπει να είναι σύντομες: η μέγιστη διάρκεια είναι 30 λεπτά.
Πρέπει να προγραμματίσεις αρκετά διαλείμματα και να αναφέρεις σαφώς πότε πρέπει να επανέλθουν οι συμμετέχοντες.
Εάν ο όγκος του περιεχομένου είναι μεγάλος, σκέψου το ενδεχόμενο να χωρίσεις την εκδήλωση σε 2-3 ημέρες.
Ενθάρρυνε ενεργά τους εισηγητές να συμπεριλάβουν διαδραστικό περιεχόμενο στην παρουσίασή τους, όπως ερωτήσεις και απαντήσεις, δημοσκοπήσεις, κουίζ και βίντεο.
Όλο αυτό μπορεί να είναι μια νέα εμπειρία για τους εισηγητές, ακόμα και αν είναι έμπειροι ομιλητές. Γι΄ αυτό, δες μαζί τους τις παρουσιάσεις τους από πριν, για να διασφαλίσεις ότι έχουν τον σωστόύφος και για να επιβεβαιώσεις ότι οι εισηγητές είναι εξοικειωμένοι με τα διαδραστικά εργαλεία πριν από την εκδήλωση. Θυμήσου ότι είναι πολύ πιο δύσκολο να διατηρήσεις την προσοχή των συμμετεχόντων όταν κάθονται μπροστά από έναν φορητό υπολογιστή, οπότε ποτέ η εικονική εκδήλωση δεν μπορεί να γίνει ποτέ υπερβολικά διαδραστική. Εργαλεία όπως το Slido και το Mentimeter είναι ιδανικά για εικονικά συνέδρια, ενώ είναι και εύχρηστα. Προσφέρουν τη δυνατότητα διεξαγωγής κουίζ και δημοσκοπήσεων που κερδίζουν το ενδιαφέρον του κοινο. Ταυτόχρονα, σου δίνουν τη δυνατότητα να συλλέγεις σχόλια κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Πρέπει απλώς να έχεις κάνει από πριν κάποιες δοκιμές (με την πλατφόρμα VC της επιλογής σου) δημιουργώντας δοκιμαστικές ερωτήσεις και ελέγχοντάς τις στην πράξη τόσο από την πλευρά του κοινού όσο και ως εισηγητής.
3. Προώθηση της εκδήλωσης
Η προώθηση είναι σημαντική όχι μόνο για τη μεγιστοποίηση του αριθμού των συμμετεχόντων, αλλά και για να λειτουργήσει και ως υπενθύμιση για τον χρόνο διεξαγωγής της εκδήλωσης. Ξεκίνησε επικοινωνώντας απευθείας με όσους μπορεί να ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν. Εάν πρόκειται για κάτι που θα ενδιαφέρει τους πελάτες σου, συμβουλέψου τη λίστα με τα email σου και στείλε ψηφιακές προσκλήσεις, προσπαθώντας να τις εξατομικεύσεις όσο το δυνατόν περισσότερο για να δημιουργήσεις μεγαλύτερη δέσμευση. Αναφορικά με τα άτομα που δεν ανήκουν στον κύκλο των επαφών σου, μπορείς να κάνεις γνωστή την εκδήλωση μέσω διαφημίσεων. Μια πολύ καλή αρχή είναι να χρησιμοποιήσεις διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και διαφημίσεις PPC (Pay Per Click). Μπορείς επίσης να προσπαθήσεις να δημοσιεύσεις χορηγούμενο περιεχόμενο, να συνεργαστείς με άτομα που έχουν επιρροή στον κλάδο σου ή απλώς να αναρτήσεις την εκδήλωση σε ιστοτόπους όπως το Eventbrite. Μόλις διασφαλίσεις ότι κάποιος θα παρευρεθεί, φρόντισε να του στείλεις μια υπενθύμιση μέσω email λίγες μέρες πριν από την εκδήλωση, αλλά και να συμπεριλάβεις τυχόν συνδέσμους ή κωδικούς πρόσβασης που μπορεί να χρειαστεί.
4. Διοργάνωση εκδηλώσεων και συλλογή σχολίων
Η μεγαλύτερη πρόκληση θα είναι όλα να λειτουργήσουν συνδυαστικά τη μεγάλη ημέρα. Η προετοιμασία είναι το κλειδί της επιτυχίας, οπότε πρέπει να συγκεντρώσεις όλο το περιεχόμενο τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από την εκδήλωση και ακολούθησετα παρακάτω:
Έλεγξε κάθε ενότητα περιεχομένου για να διασφαλίσεις ότι η ροή του περιεχομένου είναι ομαλή, χωρίς διπλές αναφορές ή αντιφάσεις.
Προγραμμάτισε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και απαντήσεις για να διατηρήσεις το ενδιαφέρον του κοινού και φρόντισε τα μηνύματα να περνούν με σαφή τρόπο.
Δημιούργησε μια δέσμη ενεργειών για το άτομο που ελέγχει το περιεχόμενο, αναφέροντας με λεπτομέρειες πότε πρέπει να λάβει χώρα κάθε ενέργεια.
Προετοίμασε μια αποκλειστική ομάδα υποστήριξης στον τομέα της πληροφορικής για τους εισηγητές και τους συμμετέχοντες.
Ενημέρωσε με σαφήνεια τους συμμετέχοντες για το πώς θα έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο της εκδήλωσης μετά τη λήξη της.
Επίσης, ενθάρρυνε τους συμμετέχοντες να αφήσουν κάποιο σχόλιο, είτε μέσω των διαδραστικών εργαλείων της εκδήλωσης είτε με τον συμβατικό τρόπο, στέλνοντας ένα email με τα σχόλιά τους μετά την εκδήλωση. Αυτό θα σε βοηθήσει να αξιολογήσεις πόσο επιτυχημένη ήταν η εκδήλωση, θα μπορέσεις να διαχειριστείς τυχόν πληροφορίες που δεν επικοινωνήθηκαν και θα μπορέσεις να ενημερώσεις το περιεχόμενο της επόμενης εικονικής σου εκδήλωσης. Εάν θέλεις περισσότερη καθοδήγηση για τη διοργάνωση της δικής σου εικονικής εκδήλωσης, επικοινώνησε με έναν εξειδικευμένο σύμβουλο επιχειρήσεων, τον προσωπικό σου Vodafone Business Advisor.
