Πώς να διαχειρίζεστε με επιτυχία τους εργαζόμενους που εργάζονται εξ αποστάσεως; 8 συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές

Η πλοήγηση στο πεδίο της τηλεργασίας μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ιδίως όσο αφορά τη διαχείριση των απομακρυσμένων εργαζομένων και τη διασφάλιση της επαρκούς εκπαίδευσής τους. Σε αυτόν τον οδηγό, αναλύουμε 8 συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές για την εκπαίδευση ομάδων ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά από απομακρυσμένες τοποθεσίες, θίγοντας θέματα όπως η σαφής επικοινωνία, η τεχνολογική εγκατάσταση και η δημιουργία διαδικτυακών σχέσεων. Για να ξεκινήσετε γρήγορα, κατεβάστε το παρακάτω φύλλο 8 Βέλτιστων Πρακτικών για την Επιτυχία της Τηλεργασίας.

Πώς εκπαιδεύετε το προσωπικό εξ αποστάσεως;

1. Αποφασίστε για υβριδική εργασία ή τηλεργασία: Σκεφτείτε αν θα θέλατε οι εργαζόμενοι να είναι πλήρως απομακρυσμένοι ή αν έχετε τη δυνατότητα για ένα υβριδικό μοντέλο. Η απόφαση αυτή θα διαμορφώσει το περιεχόμενο της εκπαίδευσης, εστιάζοντας περισσότερο είτε σε σενάρια πλήρους απασχόλησης από απόσταση είτε σε εξισορρόπηση μεταξύ γραφείου και σπιτιού.

2. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει καλό εξοπλισμό στο σπίτι: Διαθέστε κάποιον προϋπολογισμό, έστω και αν αυτός είναι αρχικά μέτριος, για να εξασφαλίσετε ότι το προσωπικό διαθέτει τα απαραίτητα εργαλεία που χρειάζεται, από φορητούς υπολογιστές, πληκτρολόγια και ακουστικά μέχρι εργονομικές καρέκλες.

Πώς χτίζετε την ομαδική συντροφικότητα εξ αποστάσεως;

3. Ενθαρρύνετε την επικοινωνία: Εξοπλίστε την ομάδα σας με εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων όπως το Slack για να πραγματοποιείτε συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο. Τονίστε τη σημασία της ενεργοποίησης του βίντεο κατά τη διάρκεια των συναντήσεων για την προώθηση πιο προσωπικών αλληλεπιδράσεων.

4. Εστιάστε στην οικοδόμηση σχέσεων: Ενισχύστε την αίσθηση της κοινότητας προγραμματίζοντας τακτικές βιντεοκλήσεις, ομαδικές συναντήσεις και δραστηριότητες φιλικές προς την απομακρυσμένη χρήση, όπως διαδικτυακά παιχνίδια ή κουίζ.

Πώς μπορείτε να βελτιώσετε την τηλεργασία των υπαλλήλων σας;

5. Βρείτε τρόπους να εργάζεστε πιο έξυπνα: Αξιοποιήστε εργαλεία οπτικής συνεργασίας, όπως εικονικούς πίνακες, για παράδειγμα τον Miro και ψηφιακούς διαχειριστές εργασιών όπως το Trello, που επιτρέπουν μια συνεκτική προβολή των εργασιών και της προόδου της ομάδας.

6. Ορίστε τις ώρες εργασίας: Περιγράψτε με σαφήνεια το βασικό ωράριο εργασίας σας, προσφέροντας έναν βαθμό ευελιξίας, εάν το επιθυμείτε. Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας παραμένουν συνδεδεμένα και προσβάσιμα κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων.

Πώς μπορείτε να προετοιμάσετε έναν υπάλληλο τηλεργασίας για επιτυχία;

7. Δώστε προτεραιότητα στην ευημερία της ομάδας σας: Αντιμετωπίστε την πιθανή απομόνωση της τηλεργασίας, προτείνοντας συναντήσεις έξω, προωθώντας τα διαλείμματα και δημιουργώντας ευκαιρίες για περιστασιακές αλληλεπιδράσεις.

8. Σκεφτείτε την προστασία των δεδομένων: Δεδομένου ότι ορισμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να εργάζονται από δημόσιους χώρους, παρέχετε καθοδήγηση σχετικά με την προστασία των δεδομένων. Για μια ολοκληρωμένη εκπαίδευση σε θέματα ασφάλειας για την τηλεργασία, σκεφτείτε να αναθέσετε την εκπαίδευση της ομάδας σας σε επαγγελματίες που είναι εξοικειωμένοι με προκλήσεις όπως το phishing και οι κακόβουλοι ιστότοποι.

Σκεφτείτε τα παραπάνω σημεία και αποφασίστε πώς θέλετε να είναι η τηλεργασία για την επιχείρησή σας. Για βοήθεια, κατεβάστε το παρακάτω φύλλο με τις 8 βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχία της τηλεργασίας. Στη συνέχεια, οργανώστε μια διαδραστική εκπαιδευτική συνεδρία μέσω βιντεοκλήσης για να ξεσηκώσετε, να τραβήξετε το ενδιαφέρον και τελικά να ενημερώσετε πλήρως τους εργαζόμενους.

Δίνοντας προτεραιότητα στην ξεκάθαρη επικοινωνία, στον τεχνολογικό εξοπλισμό, στην προώθηση των διαδικτυακών σχέσεων, στις δομημένες εργάσιμες ημέρες και στη τήρηση των επαγγελματικών προτύπων, η επιχείρησή σας μπορεί να ευδοκιμήσει στην εποχή της τηλεργασίας. Και για εκείνους τους τομείς που μπορεί να είναι δύσκολο να αντιμετωπιστούν εσωτερικά, η ανάθεση συγκεκριμένων ενοτήτων εκπαίδευσης σε εξωτερικούς συνεργάτες μπορεί να προσφέρει τεχνογνωσία και ηρεμία.

8 βέλτιστες πρακτικές για επιτυχημένη τηλεργασία

Ξεκλειδώστε τη δύναμη της τηλεργασίας! Εφαρμόστε αυτές τις πρακτικές για απρόσκοπτη ομαδική συνεργασία και αποτελεσματικότητα.

1. Επιλέξτε το μοντέλο εργασίας σας:

• Πλήρως απομακρυσμένη: Ελευθερία να εργάζεστε παγκοσμίως, χωρίς σύνορα.

• Υβριδική: Ισορροπήστε τη συνεργασία στο γραφείο με την ευελιξία εξ αποστάσεως.

2. Βοηθήστε στη δημιουργία του τέλειου χώρου εργασίας:

• Βασικά στοιχεία: Εργονομική καρέκλα, ρυθμιζόμενο γραφείο και internet υψηλής ταχύτητας.

• Υποστήριξη του προϋπολογισμού: Εξετάστε το ενδεχόμενο να καλύψετε ένα μέρος των βασικών ειδών οικιακού γραφείου, όπως ακουστικά, πληκτρολόγια και ποντίκι.

3. Αναβαθμίστε την επικοινωνία:

• Δημιουργήστε μια κεντρική πλατφόρμα επικοινωνίας - συνδυάστε εργαλεία συνομιλίας, βίντεο και συνεργασίας. Διατίθενται επίσης πολλά εργαλεία με δωρεάν εκδόσεις.

• Κάντε τις βιντεοσκοπημένες συναντήσεις πιο ενδιαφέρουσες με ημερήσιες διατάξεις και περιοδικά check-in.

4. Καλλιεργήστε μια συνεργατική κουλτούρα:

• Διοργανώστε εικονικές εκδηλώσεις για την ανάπτυξη της ομάδας: θεματικές συναντήσεις, διαδικτυακές προκλήσεις, σόου ταλέντων.

• Ενισχύστε τις στιγμές "εικονικού διαλείμματος για τσιγάρο" για την προσομοίωση αυθόρμητων συζητήσεων στο γραφείο.

5. Ενδυνάμωση με προηγμένα εργαλεία:

• Αξιοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργων με τεχνητή νοημοσύνη για προγνωστική ανάλυση και βελτιστοποίηση.

• Περάστε το σύνολο των εργασιών σε ολοκληρωμένες πλατφόρμες για απρόσκοπτη μετάβαση μεταξύ των επιμέρους καθηκόντων.

6. Ευελιξία με υπευθυνότητα:

• Ανακοινώστε με σαφήνεια το βασικό ωράριο, αλλά επιτρέψτε εξατομικευμένα προγράμματα.

• Χρησιμοποιήστε αυτοματοποιημένα check-ins για να παρακολουθείτε τη διαθεσιμότητα χωρίς να πραγματοποιείτε μικροδιαχείριση.

7. Ολιστική ευημερία των εργαζομένων:

• Προσφέρετε πόρους για την ψυχική υγεία: ψυχολογική υποστήριξη εξ αποστάσεως, τεχνικές χαλάρωσης, εφαρμογές διαλογισμού.

• Οργανώστε ομαδικές προκλήσεις: μέτρηση βημάτων, σεμινάρια ευεξίας, ποδηλασία κατά τη διάρκεια του γεύματος.

8. Ενισχύστε την προστασία δεδομένων:

• Χρησιμοποιήστε VPN και κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο για όλες τις απομακρυσμένες συνδέσεις.

• Διοργανώστε μηνιαίες ασκήσεις κυβερνοασφάλειας για τη δοκιμή και την εκπαίδευση των εργαζομένων.

Συμβουλή για προχωρημένους: Υιοθετήστε έναν συνεχή βρόχο ανατροφοδότησης. Να ζητάτε τακτικά από την ομάδα σας ανατροφοδότηση και να προσαρμόζετε τις πρακτικές αναλόγως.

Μπορεί να έχετε ήδη μιλήσει με έναν από τους ψηφιακούς συμβούλους του V-Hub, αλλά αν όχι, και αναζητάτε περισσότερη υποστήριξη, μπορείτε να λάβετε προσωπικές συμβουλές εδώ. Το Κέντρο Γνώσης μας είναι επίσης γεμάτο με πληροφορίες και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν στο ψηφιακό σας ταξίδι.