Πώς να βοηθήσεις στην προστασία από τις απατηλές χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια
Οι απατηλές χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια μπορούν να εξαντλήσουν τα οικονομικά σου και να βλάψουν τη φήμη τη επιχείρησής σου. Μάθε πώς να εντοπίζεις τις ενδείξεις απάτης, να εφαρμόζεις απλά και πρακτικά προληπτικά μέτρα, και να δίνεις προτεραιότητα στην ασφάλεια των πληρωμών για να προστατέψεις την επιχείρησή σου.
Πώς να βοηθήσεις στην προστασία από τις απατηλές χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια
Το να παραμείνεις οικονομικά ασφαλής στον δυναμικό κόσμο των μικρών επιχειρήσεων μπορεί να μοιάζει με παρτίδα σκάκι.
Ενώ εστιάζεις στην ανάπτυξη, στη διαχείριση των ανθρώπων και στο πώς να διατηρείς τους πελάτες σου ευχαριστημένους, υπάρχει μια άλλη απειλή που παραμονεύει: η απάτη. Και δεν πρόκειται μόνο για εγκλήματα στον κυβερνοχώρο, όπως η πειρατεία και η κλοπή δεδομένων. Τα πλαστά τιμολόγια και οι απατηλές χρεώσεις μπορούν να αποστραγγίσουν τα μετρητά που με κόπο κέρδισες και να βλάψουν τις σχέσεις σου με τους προμηθευτές.
Τι είναι οι απατηλές χρεώσεις;
Οι απατηλές χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια κυμαίνονται από ψευδές χρεώσεις - χρέωση για ανύπαρκτα προϊόντα ή υπηρεσίες - έως το φούσκωμα των τιμολογίων με μη εκτελεσμένες εργασίες ή υπερβολικό κόστος. Οι απατεώνες μπορεί επίσης να σε χρεώσουν δύο φορές για την ίδια υπηρεσία ή ακόμη και να αντιγράψουν τα τιμολόγια.
Μπορούν επίσης να υποδυθούν τους προμηθευτές, δημιουργώντας ψεύτικες εταιρείες με παρόμοια ονόματα, ή να κάνουν μικροαλλαγές στα πραγματικά τιμολόγια, όπως η αλλαγή ενός ψηφίου στους τραπεζικούς λογαριασμούς ή στους αριθμούς τηλεφώνου, ή να αλλάξουν τα ονόματα τομέων των ιστοτόπων για να εκτρέψουν τις πληρωμές.
Οι απατεώνες βασίζονται στην εμπιστοσύνη σας και στο γεγονός ότι οι πολυάσχολες εταιρείες - ιδίως οι ΜΜΕ - μπορεί να μην έχουν τον χρόνο, τους πόρους ή το προσωπικό για να διενεργούν ενδελεχείς ελέγχους.
Μην υποτιμάς την απειλή. Η έρευνα AFP Payments 2023 Fraud and Control Survey έδειξε ότι το 65% των επιχειρήσεων αντιμετώπισε απόπειρες ή πραγματικά περιστατικά απάτης κατά την τιμολόγηση το 2022. Οι ΜΜΕ είναι επίσης 2 φορές πιο πιθανό να αποτελέσουν στόχο.
Δεν είναι μόνο το άμεσο οικονομικό πλήγμα για τους ιδιώτες και τις επιχειρήσεις. Μια απάτη κλονίζει την εμπιστοσύνη στις νόμιμες εταιρείες, κάνοντας κάθε μέρος επιφυλακτικό για τις μελλοντικές συναλλαγές. Οι κατηγορίες για πλαστά τιμολόγια μπορούν επίσης να βλάψουν σοβαρά τη φήμη μιας επιχείρησης, επηρεάζοντας τις συνεργασίες και τις πωλήσεις. Και οι επιπτώσεις μπορεί να είναι εξίσου σοβαρές αν κατηγορήσεις εσφαλμένα μια άλλη εταιρεία, έχοντας περιττές διαφωνίες και πιθανούς νομικούς πονοκεφάλους να προστίθενται στο μείγμα.
Πώς να εντοπίζεις δόλιες δραστηριότητες
Τα καλά νέα είναι ότι αρκετές ενδείξεις μπορούν να υποδηλώσουν αποτελεσματικά την ύπαρξη απάτης σε τιμολόγια και λογαριασμούς, όπως:
Απροσδόκητες χρεώσεις για προϊόντα ή υπηρεσίες που δεν παρήγγειλες ή δεν μπορείς να ανακαλέσεις.
Ασαφείς περιγραφές χρέωσης ή άγνωστη διατύπωση. Τα νόμιμα τιμολόγια πρέπει να περιγράφουν με σαφήνεια τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα για τα οποία χρεώνεσαι.
Ασυνήθιστα υψηλές αμοιβές. Σύγκρινε το τρέχον τιμολόγιό σου με προηγούμενα τιμολόγια για την ίδια υπηρεσία ή προϊόν. Ένα ξαφνικό άλμα στην τιμή θα μπορούσε να είναι μια προσπάθεια να φουσκώσει το τιμολόγιο.
Πίεση για άμεση πληρωμή. Οι περισσότεροι προμηθευτές προσφέρουν ένα παράθυρο πληρωμής. Να είσαι προσεκτικός εάν οι προμηθευτές ασκούν πίεση για άμεση πληρωμή ενός τιμολογίου, ειδικά εάν είναι νέοι.
Οι περιορισμένες ή ασυνεπείς πληροφορίες επικοινωνίας μπορεί να είναι σημάδι μιας ψεύτικης εταιρείας. Έχουν ιστοσελίδα; Είναι ο αριθμός τηλεφώνου τους αποσυνδεδεμένος ή πηγαίνει κατευθείαν στον τηλεφωνητή;
Ποιος είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος πρόληψης της απάτης;
Υπάρχουν πολλά ακόμη μέτρα που μπορείς να λάβεις για να προστατεύσεις τον εαυτό σου. Η τεχνολογία μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό όπλο για την αντιμετώπιση των απατηλών χρεώσεων και των πλαστών τιμολογίων και δεν χρειάζεται να κοστίζει ακριβά. Λάβε υπόψη τα εξής:
Αυτοματοποιημένα συστήματα παρακολούθησης
Αυτά σαρώνουν συνεχώς τις συναλλαγές σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιώντας έξυπνη αναγνώριση μοτίβων για να εντοπίζουν οτιδήποτε ασυνήθιστο ή ύποπτο πριν προλάβει να αδειάσει τον τραπεζικό σου λογαριασμό. Επιπλέον, μπορούν να διαχειριστούν πολλά δεδομένα, οπότε είναι ιδανικά για επιχειρήσεις που αναπτύσσονται γρήγορα.
Ασφαλείς πλατφόρμες πληρωμών
Χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά όπως η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο και ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, αυτά τα ψηφιακά συστήματα πληρωμών προσθέτουν επιπλέον επίπεδα ασφάλειας πέραν του κωδικού πρόσβασης.
Τεχνολογία Blockchain
Το blockchain είναι ένα ασφαλές σύστημα που αποθηκεύει ένα αρχείο όλων των τιμολογίων και των πληρωμών που πραγματοποιούνται για την επιχείρησή σου. Κάθε συναλλαγή επαληθεύεται από ένα δίκτυο υπολογιστών, καθιστώντας την μόνιμη και ορατή σε όλους τους εμπλεκόμενους. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πληρωμές διεκπεραιώνονται γρήγορα και με ακρίβεια. Ως αποτέλεσμα, το blockchain μπορεί να ενισχύσει την ασφάλεια, να συμβάλει στη μείωση του κόστους και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας των πληρωμών.
Αυτοματοποιημένα συστήματα επεξεργασίας τιμολογίων
Τα συγκεκριμένα βελτιώνουν ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης τιμολογίων, αντιστοιχίζοντας αυτόματα τα τιμολόγια με τις παραγγελίες αγοράς και τις αποδείξεις παράδοσης και επισημαίνοντας τυχόν ασυνέπειες, εξασφαλίζοντας με αυτό τον τρόπο αποτελεσματικό και ακριβή χειρισμό.
Εκτός από την τεχνολογία, άλλα απλά και πρακτικά μέτρα περιλαμβάνουν τα εξής:
Εσωτερικές δικλείδες ελέγχου. Εφάρμοσε ένα σύστημα έγκρισης δύο ατόμων, όπου το ένα άτομο αντιπαραβάλλει την εντολή αγοράς με το τιμολόγιο και το δεύτερο ελέγχει τη γνησιότητα του προμηθευτή και εγκρίνει την πληρωμή. Για μεγαλύτερα τιμολόγια, μπορείς να συμπεριλάβεις έγκριση από ανώτερο μέλος του προσωπικού. Για ένα επιπλέον επίπεδο ελέγχου και ασφάλειας, κάνε εναλλαγή των καθηκόντων έγκρισης στην ομάδα.
Έχε τον έλεγχο επί των τιμολογίων. Μην αφήνεις τα τιμολόγια να συσσωρεύονται. Τα λάθη συμβαίνουν όταν εργαζόμαστε βιαστικά - γι' αυτό, να τα συγκρίνεις τακτικά με τις εντολές αγοράς (PO) για να επιβεβαιώσεις την ακρίβεια. Το λογισμικό αυτοματοποίησης πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να εξορθολογήσει αυτή τη διαδικασία και να εντοπίσει τυχόν διαφορές πιο αποτελεσματικά.
Κάνε την έρευνά σου. Πάντα να εξετάζεις διεξοδικά τους νέους προμηθευτές. Ερεύνησε τους στο διαδίκτυο, έλεγξε τις κριτικές, βεβαιώσου ότι ο ιστότοπός τους είναι γνήσιος και επιβεβαίωσε τα στοιχεία επικοινωνίας.
Εκπαίδευσε την ομάδα σου. Εκπαίδευσε το προσωπικό σου σχετικά με τον εντοπισμό πιθανής απάτης και τις κοινές ενδείξεις.
Διατήρησε ένα έντυπο ίχνος. Να διατηρείς πάντοτε έντυπα αντίγραφα των εντολών αγοράς, των τιμολογίων, των αποδείξεων και άλλων σχετικών εγγράφων, ώστε να έχεις μια ανεκτίμητη διαδρομή εγγράφων σε περίπτωση διαφωνίας ή έρευνας.
Πραγματοποίησε τακτικούς ελέγχους των διαδικασιών πληρωμών σου για να επισημάνεις τυχόν αδυναμίες και να ενισχύσεις την ασφάλεια.
Μείνε ενημερωμένος. Οι απατεώνες προσαρμόζουν συνεχώς τις τακτικές τους. Ενημερώσου για τα πιο πρόσφατα συστήματα απατηλών χρεώσεων και πλαστών τιμολογίων ακολουθώντας εξειδικευμένους οργανισμούς όπως η Ένωση Πιστοποιημένων Ερευνητών Απάτης (ACFE), εγγράψου σε κλαδικές εκδόσεις ή παρακολούθησε σχετικά διαδικτυακά σεμινάρια.
Η απάτη με τις χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια μπορεί να βλάψει σοβαρά την επιχείρησή σου, αποστραγγίζοντας τα μετρητά σας και βλάπτοντας τη φήμη της. Κατανοώντας τους κίνδυνους και εφαρμόζοντας αυτά τα απλά προληπτικά μέτρα, μπορείς να προστατέψεις τα κέρδη σου και να διατηρήσεις την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σου.
Για να μάθεις περισσότερα σχετικά με τις απατηλές χρεώσεις και τα πλαστά τιμολόγια και πώς να προστατευτείς, μίλησε με τους Ψηφιακούς Συμβούλους του V-Hub σήμερα ώστε να λάβεις προσωπική υποστήριξη.
