Πώς να κάνεις την επιχείρησή σου πιο εύρωστη

Προστάτευσε την επιχείρηση σου από αναπάντεχες απειλές

Όταν σκεφτόμαστε καταστροφές, το μυαλό μας πάει συνήθως σε σεισμούς, πλημμύρες και, πιο πρόσφατα, παγκόσμιες πανδημίες. Για τις εταιρείες όμως, καταστροφή μπορεί να είναι μία διακοπή ρεύματος, μία ηλεκτρονική επίθεση ή η διακοπή σημαντικών επιχειρηματικών διαδικασιών – βασικά οτιδήποτε εμποδίζει την ομαλή λειτουργία τους.

Και εάν συμβεί το χειρότερο, οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν κάποιο σχέδιο για να αντιμετωπίσουν τις καταστροφές αυτές. Ωστόσο, η έκθεσή μας Future Ready Report για τη μελλοντική ετοιμότητα των εταιρειών ανακάλυψε ότι πολλές εταιρείες δεν διαθέτουν κανένα σχέδιο. Το 17% των εταιρειών δεν διαθέτει κανένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας, ενώ το 19% δεν διαθέτει κανένα σχέδιο αποκατάστασης λειτουργίας μετά από καταστροφή.

Χωρίς ένα αποτελεσματικό και αξιόπιστο σχέδιο, ακόμα και οι πιο επιτυχημένες επιχειρήσεις θα δυσκολευτούν να ανακάμψουν. Έτσι, για να μπορέσεις να διασφαλίσεις ότι η επιχείρησή σου θα συνεχίσει να λειτουργεί ακόμα και στις πιο αντίξοες συνθήκες, δημιουργήσαμε έναν απλό οδηγό για να σε βοηθήσουμε να καταστρώσεις ένα αποτελεσματικό σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας.

Πρώτα από όλα όμως, τι ακριβώς είναι ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας (BCP);

Η επιχειρησιακή συνέχεια αναφέρεται στη διατήρηση ή γρήγορη ανάκαμψη των λειτουργιών μιας επιχείρησης σε περίπτωση σοβαρής διαταραχής, όπως μία ηλεκτρονική επίθεση ή μία φυσική καταστροφή. Ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας καταγράφει όλα τα βήματα που πρέπει να κάνουν επιχειρηματίες και εργαζόμενοι για να διατηρήσουν την ομαλή λειτουργία της εταιρείας τους απέναντι σε αυτές τις προκλήσεις.

Ακολουθούν έξι βήματα που θα σε βοηθήσουν να δημιουργήσεις ένα σχέδιο για τη διατήρηση της ευρωστίας της επιχείρησής σου εν μέσω αντιξοοτήτων.

1. Δημιούργησε μία ομάδα διαχείρισης επιχειρησιακής συνέχειας

Είναι σημαντικό να συσταθεί μία κεντρική ομάδα διαχείρισης επιχειρησιακής συνέχειας που να αποτελείται από επικεφαλής διαφόρων τμημάτων της εταιρείας σου. Αυτό θα διασφαλίσει ότι, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, θα υπάρχει σε κάθε τμήμα της εταιρείας σου κάποιος επικεφαλής για καθοδήγηση.

2. Ορίστε το πεδίο εφαρμογής και τους στόχους του σχεδίου

Όπως όλοι μας γνωρίζουμε, μία επιχείρηση δεν είναι μόνο τα προϊόντα και οι υπηρεσίες που πουλάει. Στο σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειάς σου θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβεις τις ζωτικής σημασίας επιχειρησιακές υποδομές, διαδικασίες και λειτουργίες της εταιρείας όπως το τμήμα ανθρωπίνων πόρων, επιχειρήσεων, πληροφορικής, κ.λπ.

Αφού ορίσεις μαζί με την ομάδα σου το πεδίο εφαρμογής του σχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας, το επόμενο βήμα θα είναι να εντοπίσετε τους βασικούς στόχους του σχεδίου. Κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική, έτσι λοιπόν οι στόχοι σας θα είναι άρρηκτα συνδεδεμένοι με τον τρόπο που λειτουργεί ο οργανισμός σας. Οι στόχοι σας θα σας καθοδηγήσουν να κάνετε μία ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων (περισσότερα για αυτό αργότερα) και θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μία στρατηγική ανάκαμψης.

3. Διεξάγετε μία ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων

Αφού ορίσετε το πεδίο εφαρμογής και τους στόχους σας, το επόμενο βήμα θα είναι να κατανοήσετε τι είδους κινδύνους ενδέχεται να αντιμετωπίσει η επιχείρησή σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Οι κίνδυνοι αυτοί μπορεί να διαφέρουν ο ένας από τον άλλο. Μπορεί να είναι οικονομικής, λειτουργικής ή σωματικής φύσης, με κάθε πρόκληση να ενέχει διαφορετικές μορφές κινδύνου.

Για παράδειγμα, οι ηλεκτρονικές επιθέσεις είναι πιθανό να ενέχουν μεγαλύτερο οικονομικό και λειτουργικό κίνδυνο παρά σωματικό κίνδυνο. Ως εκ τούτου, το σχέδιο σας πρέπει να αντικατοπτρίζει τους κινδύνους που ενέχουν οι διαφορετικές καταστάσεις.

Καίριο ρόλο στον εντοπισμό αυτών των κινδύνων παίζει η ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων (BIA). Θεμελιώδης σκοπός της ανάλυσης ΒΙΑ είναι να σε βοηθήσει να εντοπίσεις συγκεκριμένους κινδύνους και τις προκλήσεις που προκαλούν.

Αντάλλαξε απόψεις με τα μέλη της ομάδας διαχείρισης επιχειρησιακής συνέχειας για να συντάξετε μία λίστα με κινδύνους που μπορεί να αντιμετωπίσει η επιχείρησή σου. Στη συνέχεια, συζητήστε για το πόσο σοβαρός είναι ο κάθε κίνδυνος και πώς θα μπορούσε ενδεχομένως να επηρεάσει τη λειτουργία της επιχείρησης.

4. Αναζητήστε τους απαιτούμενους πόρους

Χάρη στην ανάλυση ΒΙΑ, θα έχετε τώρα εντοπίσει και αξιολογήσει τους πιθανούς κινδύνους που μπορεί να αντιμετωπίσει η εταιρεία σε περίπτωση καταστροφής. Είναι πιθανό η ανάλυσή σας να αποκαλύψει κάποιες αποκλίσεις ανάμεσα στους πόρους που διαθέτει επί του παρόντος η επιχείρηση και στους πόρους που χρειάζεται για να συνεχίσει να λειτουργεί σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Αφού εντοπίσετε αυτές τις αποκλίσεις, το επόμενό βήμα θα είναι να επενδύσεις στους απαιτούμενους πρόσθετους πόρους προκειμένου να διασφαλίσεις ότι η επιχείρησή σου θα παραμείνει λειτουργική εν μέσω καταστροφής ή ότι τουλάχιστον θα μπορέσει να ανακάμψει γρήγορα από αυτήν.

Οι πόροι αυτοί μπορεί να είναι κάποιος συγκεκριμένος εξοπλισμός που χρειάζεται για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας σου, π.χ. ενοικιαζόμενα οχήματα μεταφοράς, ή μία εναλλακτική τοποθεσία για παν ενδεχόμενο όπως ένα συνεδριακό κέντρο ή μία ενοικιαζόμενη εγκατάσταση.

5. Θέσπισε διαδικασίες ανάκαμψης

Αν και είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζεις ποιους κινδύνους αντιμετωπίζει η επιχείρησή σου, είναι εξίσου σημαντικό να γνωρίζεις ποια βήματα πρέπει να λάβεις για να ανακάμψει η επιχείρηση μετά από ένα τέτοιο απρόβλεπτο, καταστροφικό συμβάν.

Είναι επομένως απαραίτητο να διαθέτεις επιπλέον πόρους που να μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ενίσχυση, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Οι πόροι αυτοί μπορεί να είναι κάποιος εφεδρικός εξοπλισμός όπως σταθεροί ή φορητοί υπολογιστές, ένας απομακρυσμένος διακομιστής που θα φιλοξενεί τις κρίσιμες πληροφορίες της επιχείρησής σου (cloud ή κέντρο δεδομένων), ή μια εναλλακτική τοποθεσία σε περίπτωση που ο κύριος χώρος εργασίας καταστεί μη προσβάσιμος λόγω κάποιας καταστροφής όπως πλημμύρα ή πυρκαγιά.

6. Δοκιμές και εκπαίδευση

Αφού καταστρώσεις το σχέδιο σου και βρεις τους απαιτούμενους πόρους ανάκτησης, το τελευταίο βήμα για τη δημιουργία του σχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας θα είναι να το δοκιμάσεις και να εκπαιδεύσεις τους εργαζομένους σου για να το εφαρμόζουν αποτελεσματικά.

Κανένας κίνδυνος δεν είναι ίδιος και κάθε κατάσταση έκτακτης ανάγκης είναι διαφορετική από την προηγούμενη. Είναι επομένως απαραίτητο να ελέγχεις διεξοδικά το σχέδιο σου προκειμένου να εντοπίσεις αδυναμίες που πιθανόν να μην υπολόγισες ή που ενδέχεται να παρουσιαστούν με τον καιρό. Αυτό θα σε βοηθήσει να εντοπίσεις πιθανές βελτιώσεις για το σχέδιο.

Επιπλέον, ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας δεν μπορεί ποτέ να είναι αποτελεσματικό εάν οι εργαζόμενοί δεν γνωρίζουν πώς εκτελείται από την αρχή έως το τέλος. Καθώς η κάθε επιχειρηματική λειτουργία χρειάζεται πιθανόν και διαφορετικό πρωτόκολλο, είναι απαραίτητο να γνωρίζει το κάθε τμήμα ποιες δράσεις πρέπει να αναλάβει σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Κάθε επιχειρηματίας οφείλει να θωρακίσει την επιχείρησή του ενάντια σε καταστροφές και απρόβλεπτα γεγονότα. Με τη σωστή προετοιμασία και τους κατάλληλους πόρους, το σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας σου θα βοηθήσει την επιχείρησής σου να παραμείνει ακέραια, όπως ακριβώς έγινε και με το 68% των ερωτηθέντων εταιρειών που μας απάντησε ότι διαθέτει ένα αποτελεσματικό σχέδιο BCP για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων.

Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε όσον αφορά το σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας σας; Μιλήστε με έναν από τους συμβούλους επιχειρήσεων μας για να κάνετε τα πρώτα σας βήματα.